Equipo Valor Común · · 7 min de lectura
Respuesta corta: la asamblea de copropietarios puede cambiar al administrador en cualquier momento, sin expresar causa. Basta un acuerdo de asamblea que remueva al actual y designe al nuevo, que el nuevo administrador esté inscrito en el Registro Nacional de Administradores de Condominios del MINVU, y que el acta se reduzca a escritura pública. Después viene lo práctico: rendición de cuentas del saliente, traspaso de documentos y cambio de firmas en el banco. Bien coordinado, el traspaso toma entre 2 y 4 semanas.
A continuación, el paso a paso que recomendamos a los comités.
1. Lo que dice la Ley 21.442
- Quién decide. El administrador se mantiene en su cargo mientras cuente con la confianza de la asamblea, que puede removerlo en cualquier momento por acuerdo de la misma (art. 18). No necesita justificar una causa ni esperar el fin de un plazo.
- Formalidad. El acuerdo que designa al administrador debe constar en un acta reducida a escritura pública y guardarse en el archivo de documentos del condominio (art. 18).
- Registro obligatorio. Para ejercer como administrador se requiere estar inscrito en el Registro Nacional de Administradores de Condominios que lleva el MINVU (art. 83). Antes de votar, verifica la inscripción de los candidatos en el sitio del MINVU.
- Rendición de cuentas. El administrador debe rendir cuenta documentada y pormenorizada de su gestión, entre otras ocasiones, al término de su administración (art. 21). Esa cuenta debe incluir ingresos y gastos, remuneraciones y cotizaciones del personal, saldo de caja, cartolas bancarias y respaldo del pago de seguros.
El quórum para sesionar y para aprobar el acuerdo depende del tipo de sesión y de tu reglamento de copropiedad. Antes de citar, revisa el reglamento y la ley vigente, o pídenos que lo revisemos contigo.
2. Antes de la asamblea: prepara el cambio
- Define por qué quieren cambiar. Rendiciones poco claras, morosidad sin control, mantenciones atrasadas, falta de respuesta. Tenerlo por escrito ayuda a elegir mejor y a explicarlo a los vecinos.
- Pide al menos dos propuestas. Compara servicios incluidos, frecuencia y formato de la rendición al comité, cómo cobran la morosidad, qué software usan y el honorario mensual.
- Verifica el registro MINVU de cada candidato y pide referencias de comunidades parecidas a la tuya.
- Fija una fecha de traspaso realista, idealmente al cierre de un mes, para que la rendición del saliente cuadre con un período completo.
3. La asamblea
- Cita con la anticipación y formalidades que exige tu reglamento, indicando en la tabla la remoción del administrador actual y la designación del nuevo.
- Presenta las propuestas recibidas y deja que la asamblea vote.
- En el acta, deja escrito: la remoción, el nombre del nuevo administrador, la fecha en que asume y quiénes quedan facultados para firmar la escritura y hacer los trámites en el banco.
- Reduce el acta a escritura pública en una notaría.
4. El traspaso: qué pedirle al administrador saliente
Comunica por escrito el acuerdo al administrador saliente, con una fecha para entregar la rendición final y los documentos. Esta es la lista que usamos:
- Finanzas: rendición final de cuentas, cartolas bancarias de los últimos 12 meses, conciliaciones, saldo y movimientos del fondo común de reserva, cuentas por pagar a proveedores.
- Cobranza: detalle de morosidad por unidad, con antigüedad de la deuda y gestiones realizadas.
- Personal: contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo, cotizaciones previsionales pagadas, vacaciones pendientes y finiquitos en curso.
- Contratos y seguros: contratos vigentes con proveedores de mantención, aseo y seguridad, pólizas de seguro y comprobantes de pago.
- Documentos del condominio: reglamento de copropiedad, actas de asamblea y del comité, planos, certificados de instalaciones y garantías vigentes de la inmobiliaria.
- Accesos: usuarios del software de gastos comunes, claves de portales de servicios básicos, llaves y controles.
5. Bancos y servicios
- Revoca los poderes y firmas del administrador saliente en las cuentas de la comunidad y registra al nuevo, presentando la escritura pública.
- Actualiza el contacto de la comunidad con proveedores, compañías de servicios y aseguradora.
- Avisa a todos los copropietarios y residentes quién es el nuevo administrador y cómo contactarlo.
6. Errores comunes que conviene evitar
- Cambiar sin rendición final. Si el saliente no entrega su cuenta, el comité pierde la trazabilidad de lo que pasó con el dinero. Exígela por escrito.
- Olvidar el banco. Mientras el saliente mantenga firma, puede seguir operando las cuentas.
- No revisar al personal. Vacaciones, cotizaciones o finiquitos pendientes terminan siendo un costo para la comunidad.
- Elegir solo por precio. La diferencia entre administradores está en la calidad de la rendición, la cobranza y la respuesta a los residentes.
Cómo lo hacemos en Valor Común
Cuando una comunidad decide cambiarse, nos encargamos del proceso completo: preparamos la propuesta para la asamblea, pedimos la documentación al administrador anterior, coordinamos el cambio de firmas en el banco y comunicamos el cambio a los residentes desde el primer día. Si quieres saber cómo está tu comunidad antes de decidir, pide el diagnóstico financiero gratuito.
Este artículo es informativo y no reemplaza asesoría legal. Revisa siempre el texto vigente de la ley y el reglamento de copropiedad de tu comunidad.
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